Inspiration
Sådan bliver du klar til at arbejde i udlandet
December 2024 I Telefoni
Har du stået uden forbindelse eller løbet tør for data på forretningsrejsen? Der er mange detaljer at holde styr på, når arbejdet sender dig udenfor Danmarks grænser. Få overblikket her.
Det kræver mere end at booke en flybillet og pakke dit pas at blive klar til at arbejde i udlandet. Selve arbejdet vil ofte kræve kommunikation med kunder og samarbejdspartnere på destinationen såvel som at holde kontakten til kontoret og måske familien derhjemme.
I denne artikel gennemgår vi de rejseforberedelser, der sikrer, at du kan arbejde ubesværet overalt. Hurtigt internet og en pålidelig mobilforbindelse er nemlig ofte lige så essentielle på forretningsrejsen som hjemme på kontoret. Ellers risikerer du:
Forsinket kommunikation: Udfordringer med at deltage i vigtige online-møder eller koordinere med kolleger og kunder i realtid.
Tab af produktivitet: Arbejdsopgaver kan blive forsinkede eller gå helt i stå uden adgang til nødvendige digitale værktøjer.
Manglende beslutningskraft: Uden forbindelse kan kritiske beslutninger blive udskudt, hvilket kan koste tid og penge.
Dårligt indtryk: Upålidelig kommunikation kan signalere manglende professionalisme overfor kunder og samarbejdspartnere.
Øgede sikkerhedsrisici: Hvis man er afhængig af andres netværk, eller ligefrem offentligt tilgængelige netværk, risikerer man datalæk og cyberangreb.
Så hvordan sikrer du god kommunikation under hele forretningsrejsen?
Overordnet består løsningen af to dele: dit udstyr og dit mobilabonnement. Vi begynder med abonnementet – udstyret vender vi tilbage til senere.
Hold kommunikationslinjerne åbne i udlandet
Det mobilabonnement, du tager med til udlandet, er så at sige din livline. Det er nemlig abonnementet, der muliggør kommunikationen ved at sikre adgang til det lokale mobilnetværk på destinationen. Derfor er det vigtigt, at du kender indholdet i dit erhvervsabonnement.
Der er altid nogle grænser for brugen i udlandet, og hvis du ikke kender disse begrænsninger, kan du risikere at stå i et fremmed land uden at kunne lave et opkald eller skrive en mail. Derudover er der forskellige vilkår afhængig af, om du rejser i EU eller i resten af verden.
Der er altså nok at holde øje med, så vi har samlet en liste over de områder af dit abonnement, som du bør have styr på inden forretningsrejsen:
Hvor kan du bruge din mobil og til hvilke takster?
Undersøg din teleudbyders vilkår for udlandstelefoni, kaldet roamingaftaler. Du kan formentlig bruge mobilen i alle lande, spørgsmålet er blot, til hvilken pris? Som udgangspunkt er der særlige takster for brug af din mobil i hvert land, men nogle abonnementer har nedsatte priser i udvalgte lande. Mange teleselskaber tilbyder fleksible roamingpakker til erhvervskunder, der sikrer lave omkostninger og stabil dækning i udlandet. Her er det en god idé at vide, hvilke lande din aftale om udlandstelefoni gælder i, så du ikke bliver overrasket med en ekstraregning efterfølgende.
Hvor meget kan du tale i telefon i udlandet?
De fleste abonnementer har en begrænsning på, hvor mange timer, du kan tale i telefon i udlandet pr. måned. Nogle selskaber inkluderer 15 timers tale, andre 20 timer – det er forskelligt, så vær opmærksom på, hvad der står i dit abonnement.
Hvor meget data har du i udlandet?
Data bliver mere og mere vigtigt, for at kunne arbejde som derhjemme, når du er på forretningsrejse. Derfor skruer teleselskaberne også løbende op for antallet af GB, du kan bruge i udlandet. I EU kan du med nogle abonnementer få Fri data – du vil typisk stadig være underlagt en såkaldt fair use-grænse på 1.000 GB pr. måned, men det er stadig rigtig meget data. Uden for EU vil du typisk opleve en datagrænse på op til 25 GB, men det varierer, så tjek dit eget abonnement.
Hvad sker der, hvis du løber tør for tid eller data på forretningsrejsen?
Skulle uheldet være ude, og du har brugt de inkluderede timer og GB i abonnementet, så er det vigtigt at vide, hvad der sker. Hvis du bruger videre til normale udlandstakster, kan det potentielt blive en dyr omgang. Der er dog også selskaber, som tillader, man kan købe ekstra GB og ekstra timer til faste priser. Hvis du på den måde kan fylde på abonnementet, kan det give en besparelse ift. de normale priser, så tjek vilkårene for top-up ud, inden afrejsen. Med adgangen til netværk i fremmede lande på plads, vender vi fokus mod udstyret. Der er nemlig et par ting, som er værd at overveje, når du planlægger en forretningsrejse.
Er dit udstyr klar til forretningsrejsen?
Du har selvfølgelig det udstyr, du skal bruge, men der er nogle indstillinger og overvejelser omkring sikkerhed, som du bør forholde dig til inden afrejsen.
5 råd om mobiltelefonen:
Tjek din roaming-indstilling: Sørg for, at roaming og data-roaming er aktiveret på din mobil, ellers kan du have nok så god en roamingaftale i dit abonnement, uden at ikke kunne bruge din mobil i udlandet.
Opdater software og apps: Sørg for, at din mobil og alle nødvendige apps er opdaterede, inden du rejser. Dette sikrer, at du har adgang til de nyeste funktioner og sikkerhedsopdateringer.
Sikkerhed og backup: Tjek at du har lås på din mobil, såsom pinkode eller fingeraftryk. Lav desuden en backup af dine data, så du ikke mister vigtige oplysninger, hvis din telefon går tabt eller bliver beskadiget.
Brug egen data: Du kan ikke stole på offentligt tilgængelige WiFi-netværk, så brug hellere egen data og forbind kun til WiFi hos kunder og samarbejdspartnere, hvor sikkerheden er i orden.
Download offline værktøjer: Download relevante kort, rejseplaner og dokumenter, så du har adgang til dem uden internet. Google Maps og Microsoft Teams har offline-funktioner, som kan være meget nyttige.
5 råd om bærbar computer:
Opdater software og sikkerhed: Sørg for, at din computer har den nyeste software, operativsystemopdateringer og sikkerhedsprogrammer, da det minimerer risikoen for hacking og softwarefejl under rejsen.
Sikkerhedskopier dine data: Lav en backup af vigtige filer på en ekstern harddisk eller i skyen. Dette sikrer, at dine data ikke går tabt, hvis computeren bliver stjålet, beskadiget eller du oplever tekniske problemer.
Hav de rigtige opladere og adaptere: Medbring opladeren og eventuelle nødvendige stikadaptere til strømforsyninger i det land, du besøger. En bærbar oplader med flere USB-porte kan også være nyttig.
Sørg for internetadgang: Tjek, om du kan benytte trådløse netværk i værtslandet; på hotellet og hos kunder. Benyt aldrig offentlige netværk og forbind kun til WiFi, hvis sikkerheden er i orden.
Sikring og fysisk beskyttelse: Aktivér adgangskode, krypter gerne din harddisk, og sørg for, at din computer låses automatisk. Brug en computertaske eller et cover for at beskytte den mod stød og skader under transport.
Bør du medbringe dit eget internet?
Når du arbejder i udlandet, er en stabil og sikker forbindelse til internettet ofte afgørende for at kunne udføre dine opgaver. Nogle hoteller tilbyder en pålidelig WiFi-forbindelse, men du kan ikke altid være helt sikker, og det samme gælder i realiteten for mange virksomheders interne WiFi.
Sikkerhedsniveauerne er trods alt ikke på samme høje niveau alle steder i verden. Hvis du er nødt til at arbejde på offentligt tilgængelige netværk eller andre usikre forbindelser, bør du som minimum anvende en VPN for at beskytte dine data.
Der er imidlertid mange, som vælger at tage en mobil router med på forretningsrejsen. Det er en lille router, som benytter mobilnettet til at skabe forbindelse til internettet, og med sådan én i tasken, kan du altid lave dit eget netværk. Udover selve routeren kræver det et dataabonnement med roamingaftale, til gengæld er du uafhængig af andres WiFi lokalt.
Få vejledning af vores business rådgivere, der står klar til at hjælpe jer.
I skal blot indtaste jeres oplysninger i kontaktformularen her, og så kontakter vi jer indenfor 1 time på hverdage mellem 8-16.